Réception des marchandises : contrôler chaque livraison

01Pourquoi la réception est un point de contrôle

La réception est la porte d'entrée de tous les dangers que vous n'avez pas créés vous-même : une viande restée une heure dans un camion en panne de froid, un surgelé décongelé puis recongelé, une barquette percée. Une fois le produit rangé dans votre chambre froide, ses défauts deviennent les vôtres : personne ne pourra dire s'il est arrivé chaud ou s'il a chauffé chez vous.

Le règlement (CE) n° 852/2004 pose deux règles qui s'appliquent ici (annexe II, chapitre IX). La première : un exploitant ne doit accepter aucune matière première ni aucun ingrédient dont il sait (ou dont il a de bonnes raisons de supposer) qu'il est contaminé au point de rester impropre à la consommation même après le tri et la préparation normale. La seconde : les denrées qui peuvent favoriser la multiplication de bactéries ne doivent pas être gardées à des températures dangereuses. La chaîne du froid ne doit pas être interrompue.

Le texte ne dit pas comment vous y prendre. C'est votre plan de maîtrise sanitaire qui le dit, en s'appuyant sur le Guide de bonnes pratiques d'hygiène et d'application des principes HACCP de la restauration (le GBPH, validé par l'administration). La réception y figure en général comme une étape surveillée de l'analyse des dangers, avec ses limites, sa surveillance et ses actions correctives. Notre guide de la méthode HACCP en 7 principes reprend ces notions une par une.

Retenez l'idée : signer un bon de livraison sans regarder, c'est accepter le produit tel qu'il est, avec tous ses défauts.

02Préparer la réception

La plupart des contrôles ratés le sont faute de préparation. Quelques règles fixées une fois pour toutes changent tout.

• Des créneaux de livraison connus : négociez avec chaque fournisseur des horaires hors du coup de feu. Un camion qui arrive à 12 h 15 sera contrôlé de travers.
• Une personne désignée : le chef, le second ou un commis formé, plus un remplaçant. Le plongeur qui signe « parce qu'il était là » ne connaît ni la commande ni les limites de température.
• La commande écrite à portée de main : sur papier, sur le téléphone ou dans le logiciel de commande. Sans elle, impossible de savoir si un produit manque ou s'il n'a jamais été commandé.
• Un thermomètre à sonde propre et juste : rangé au même endroit, désinfecté avant chaque mesure, vérifié régulièrement dans de l'eau avec de la glace fondante (il doit indiquer 0 °C).
• De la place au froid : une chambre froide pleine à craquer oblige à laisser les cartons dehors. Faites le tri la veille d'une grosse livraison.
• Une zone de réception propre : une table ou un chariot à l'écart des préparations, jamais le sol. Elle figure dans votre plan de nettoyage comme les autres zones.

Évitez enfin le dépôt devant une porte fermée : une livraison posée sur le trottoir à 6 h et découverte à 9 h n'a plus de chaîne du froid.

03Regarder le camion et le livreur

Le contrôle commence avant même d'ouvrir un carton. Le règlement (CE) n° 852/2004 (annexe II, chapitre IV) demande que les véhicules qui transportent des denrées soient propres et bien entretenus, que leurs caissons ne servent pas à transporter autre chose que des denrées quand il y a un risque de contamination, que les denrées y soient placées et protégées de façon à limiter ce risque et que, si nécessaire, le véhicule maintienne les denrées à la bonne température.

Quand les portes s'ouvrent, regardez :

• l'état du caisson quand les portes s'ouvrent : propre, sans odeur, sans traces de sang ou de liquide au sol ;
• la température affichée sur le caisson frigorifique, quand il y en a une ;
• le rangement : produits crus posés sur des produits prêts à consommer, cartons écrasés, bidons de produits d'entretien posés contre les denrées ;
• la tenue du livreur et l'état de son diable.

Des produits frais livrés dans un véhicule non réfrigéré ne sont pas forcément perdus, mais toutes leurs températures se mesurent avant d'accepter quoi que ce soit.

Notez ce que vous voyez sur le bon de livraison, même quand vous acceptez la marchandise : « caisson sale », « livraison à 11 h 50 au lieu de 9 h ». Ces remarques serviront le jour où vous ferez le point avec le fournisseur.

04Prendre les températures, produit par produit

La limite à la réception est celle de la conservation du produit. Elle est fixée par l'arrêté du 21 décembre 2009 (annexe I). Si l'étiquette du fabricant indique une température plus basse, c'est elle qui compte.

La mesure de surface, sonde glissée entre deux emballages ou thermomètre infrarouge pointé sur le carton, se fait en quelques secondes sans rien ouvrir. Elle donne la température de l'emballage, pas celle du produit. Si elle est proche de la limite ou au-dessus, passez à la mesure à cœur : sonde désinfectée plantée au centre d'un produit, de préférence celui que vous utiliserez en premier, puisque l'emballage est ouvert.

Pour les surgelés, le décret n° 64-949 du 9 septembre 1964 fixe la limite à –18 °C mais admet, pendant le transport, de brèves remontées de 3 °C au plus. Un surgelé mesuré entre –18 °C et –15 °C au déchargement reste dans cette tolérance ; plus chaud, il en sort et se refuse. Pour les produits frais, l'arrêté de 2009 ne prévoit aucune marge. Un protocole entre fournisseurs et distributeurs, diffusé par le ministère de l'Agriculture (note DGAL/SDSSA/2017-425), admet un écart de 2 °C sur la mesure au contact des emballages avant de passer à la mesure à cœur. C'est un accord entre professionnels, pas une limite réglementaire. Écrivez dans votre plan ce que vous faites en cas d'écart.

05Vérifier les emballages et l'aspect des produits

Un emballage abîmé laisse entrer les bactéries, l'air et parfois des morceaux de carton. Regardez chaque colis avant de l'accepter (au moins un par type de produit).

• Sous-vide : le film doit coller au produit. Un sachet gonflé, une poche qui laisse passer de l'air ou du jus signalent une fuite ou une fermentation : refus.
• Surgelés : un produit qui a dégelé puis regelé se trahit par des paquets collés en bloc, du givre en abondance dans l'emballage ou des traces de liquide figé dans le carton. Un surgelé mou au toucher se mesure aussitôt : hors tolérance, refus.
• Conserves : boîte bombée, rouillée ou fortement cabossée, surtout sur le serti (le bord soudé) : refus.
• Œufs : coquilles fêlées ou très sales mises de côté ; un plateau avec plusieurs œufs cassés se signale au livreur.
• Cartons : mouillés, déchirés ou écrasés, ils ont souvent subi un choc ou une rupture de froid. Ouvrez-les avant de signer.

Regardez aussi les produits visibles. Un poisson frais a l'œil brillant et bombé, des branchies rouges et une chair ferme ; une viande ne colle pas aux doigts. L'odeur suffit souvent à repérer ce qui ne va pas.

Si un produit est douteux, il est refusé ou mis à part, étiqueté « ne pas utiliser », le temps d'avoir l'avis du fournisseur. Il ne part jamais en chambre froide avec les autres.

06Lire les étiquettes : dates, lot, estampille

L'étiquette dit d'où vient le produit et combien de temps il se garde. Trois informations se vérifient à la réception.

La date. La date limite de consommation (DLC, « à consommer jusqu'au ») concerne les produits très périssables. Une fois cette date passée, la denrée est réputée dangereuse au sens du règlement (CE) n° 178/2002 (règlement (UE) n° 1169/2011, article 24) : refus sans discussion. La date de durabilité minimale (DDM, « à consommer de préférence avant ») concerne les produits qui se gardent longtemps ; dépassée, elle ne rend pas le produit dangereux, mais rien ne vous oblige à l'accepter. Vérifiez aussi qu'il reste assez de temps avant la DLC pour utiliser le produit. Cette durée minimale se négocie avec le fournisseur et s'écrit dans la commande.

Le numéro de lot. Il permet de retrouver le produit en cas de rappel. Il figure en principe sur les denrées préemballées ; la date peut en tenir lieu quand elle indique au moins le jour et le mois.

L'estampille sanitaire. C'est le nom courant de la marque d'identification prévue par le règlement (CE) n° 853/2004 (article 5 et annexe II, section I). De forme ovale, elle porte le pays (FR pour la France), le numéro d'agrément de l'établissement qui a préparé ou conditionné le produit et les lettres CE. On la trouve sur les produits d'origine animale (viandes, volailles, produits de la mer, produits laitiers, ovoproduits) préparés ou conditionnés dans un établissement agréé par les services vétérinaires. Les carcasses portent de leur côté la marque de salubrité de l'abattoir, ovale elle aussi. Un produit d'origine animale venant d'un atelier industriel sans cette marque doit vous alerter. Une exception : les produits d'un commerce de détail qui fournit les restaurants sous dérogation à l'agrément, comme le boucher du quartier, n'ont pas de marque ovale ; ils restent étiquetés avec le nom du vendeur.

Pour les coquillages vivants, gardez l'étiquette du colis au moins 60 jours après le fractionnement de son contenu (règlement (CE) n° 853/2004, annexe III, section VII). Classez ces étiquettes par date.

07Contrôler les quantités, les poids et les références

Ce contrôle protège surtout votre argent, mais il se fait au même moment. C'est le cœur du chapitre « Gérer les imprévus » de la formation achats en vidéo.

Comparez trois documents : ce que vous avez commandé, ce qui figure sur le bon de livraison et ce qui est réellement posé devant vous. Vérifiez au minimum que toutes les références sont là, puis les quantités : le nombre de cartons et le poids des produits vendus au kilo. La vidéo insiste sur les produits chers, viandes et poissons : cent grammes manquants à chaque livraison finissent par faire une somme.

La formation propose une méthode progressive. Avec un nouveau fournisseur ou après une erreur, vous contrôlez tout : vous pesez et notez la moindre différence. Quand plusieurs livraisons de suite sont justes, vous réduisez à un ou deux produits, sans jamais arrêter : « la confiance n'exclut pas le contrôle ». Le livreur qui sait que vous pesez veille de lui-même à un chargement juste.

Cet allègement ne vaut que pour les quantités. La température se prend à chaque livraison de produits frais et surgelés : une rupture de froid dépend d'un groupe frigorifique ou d'une porte restée ouverte, pas de la bonne volonté du préparateur de commandes.

08Refuser, émettre une réserve, obtenir l'avoir

Face à un écart, vous avez deux possibilités. Le refus : le produit repart avec le livreur. Il s'impose dès que la sécurité de l'aliment n'est plus garantie : température hors limite, DLC dépassée, emballage percé, surgelé décongelé, produit d'origine animale sans marque d'identification alors qu'il devrait en avoir une. La réserve : vous gardez le produit, mais vous écrivez l'écart. Elle convient à un manque, à un poids inférieur, à une erreur de référence ou à un carton abîmé dont le contenu est intact.

Dans les deux cas, écrivez sur le bon de livraison ce qui ne va pas, de façon précise : « poulet fermier, 6 kg commandés, 4,8 kg livrés », « filets de cabillaud mesurés à +6 °C, refusés ». Comme le recommande la formation, la personne qui réceptionne met ses initiales sur les deux exemplaires du bon : celui qui reste chez vous et celui que garde le livreur. C'est la preuve que l'écart a été constaté des deux côtés. Une réserve vague du type « sous réserve de contrôle » ne prouve rien.

Envoyez ensuite un e-mail à votre commercial qui décrit l'écart et demande l'avoir. La vidéo conseille de tenir un tableau de suivi des avoirs (date, fournisseur, produit, montant, demandé, reçu), repris chaque semaine. Il sert aussi à réclamer un avoir après coup quand un prix négocié n'a pas été appliqué.

Si la livraison est faite par un transporteur indépendant et non par le fournisseur lui-même, le code de commerce (article L. 133-3) prévoit que la réclamation pour perte partielle ou avarie soit notifiée au transporteur dans les trois jours, hors jours fériés, par lettre recommandée ou par acte d'un commissaire de justice. Faites-le en plus de la réserve écrite.

09Ranger tout de suite, dans le bon ordre

Une livraison contrôlée puis laissée une demi-heure sur le plan de travail perd tout le bénéfice du contrôle. Le rangement se fait aussitôt, dans un ordre qui limite le temps passé à température ambiante :

1. les surgelés et les glaces, au congélateur ;
2. les produits frais les plus sensibles : viande hachée, poisson, volailles, abats ;
3. les autres produits frais : viandes découpées, produits laitiers, plats préparés, fruits et légumes à garder au froid ;
4. l'épicerie et les boissons, en réserve sèche.

Dans la chambre froide, les nouveaux produits passent derrière ou sous les anciens, pour que les plus anciens partent en premier. C'est la règle du « premier entré, premier sorti ». Rien ne se pose au sol. Les produits crus se rangent sous les produits prêts à consommer, jamais au-dessus. Et la porte de la chambre froide ne reste pas calée ouverte pendant tout le rangement.

Les cartons de livraison sont sales : ils ont traîné dans des entrepôts et des camions. La bonne pratique, reprise par le guide de bonnes pratiques de la restauration, est de les laisser hors de la cuisine et des chambres froides autant que possible. On transfère les produits dans des bacs propres et fermés. Avant de jeter un carton ou un emballage, conservez l'information qu'il porte : gardez l'étiquette, photographiez-la ou recopiez le nom du produit, le lot, la DLC et l'estampille sur le bac.

10Ce que l'on note et ce que l'on garde

Un contrôle qui ne laisse aucune trace n'existe pas aux yeux d'un inspecteur. Le minimum, pour chaque livraison de produits frais ou surgelés : la date, le fournisseur, la température relevée, le résultat du contrôle visuel et, en cas d'écart, la décision prise (refus, réserve) avec les initiales de la personne qui a contrôlé. Certains l'écrivent directement sur le bon de livraison, d'autres tiennent une fiche à part. Les deux se défendent, du moment que c'est rempli à chaque livraison et non le soir pour toute la semaine.

Gardez ensuite deux types de documents. Les bons de livraison et les factures, qui disent qui vous a fourni quoi et quand : le règlement (CE) n° 178/2002 (article 18) vous oblige à pouvoir identifier vos fournisseurs. Le code de commerce impose de toute façon de conserver les pièces comptables dix ans. Les relevés de contrôle à réception, que Mon PMS propose de garder un an par défaut, comme les relevés de température.

Un registre où tout est toujours parfait est moins crédible qu'un registre qui montre deux refus dans le mois, avec leur motif et leur suite.

Dans Mon PMS, la réception est déjà décrite dans votre plan : les limites de température, la surveillance et l'action corrective en cas d'écart. Le document comprend aussi une fiche d'enregistrement de la réception, à imprimer. Vous pouvez voir comment ces éléments s'insèrent dans l'ensemble dans notre exemple complet de plan de maîtrise sanitaire.

11Choisir et évaluer un fournisseur sûr

Le meilleur contrôle à réception ne rattrape pas un mauvais fournisseur. Avant de travailler avec un nouveau fournisseur de produits d'origine animale, vérifiez qu'il est agréé (ou qu'il travaille sous dérogation à l'agrément s'il s'agit d'un commerce de détail). Le numéro d'agrément figure sur ses documents et sur l'estampille de ses produits. Demandez-lui comment il livre (véhicule frigorifique, fréquence des tournées, heure de passage) et la durée de vie restante habituelle de ses produits à la livraison.

Ensuite, évaluez-le. Le chapitre « Évaluer ses fournisseurs » de la formation propose une grille à remplir au moins une fois par an, si possible tous les six mois. Ses critères : la qualité des produits, les tarifs, le service (livraisons à l'heure et complètes, facilité à joindre le commercial ou la télévente), la conformité des livraisons (oublis, erreurs de référence, produits non commandés), les conditions logistiques (jours, heures, ponctualité), l'hygiène et la chaîne du froid, enfin les conditions de paiement.

Le critère hygiène se nourrit de vos contrôles à réception. La formation conseille de faire noter sur les bons de livraison les manques, les retards et l'état des marchandises à l'arrivée. Trois livraisons à +7 °C en deux mois, notées et datées, pèsent lourd face au commercial ; une impression vague ne pèse rien.

Enfin, prévoyez toujours un fournisseur de repli pour chaque grande famille de produits. Le jour où vous refusez toute une livraison de poisson, il faut pouvoir en trouver ailleurs avant le service.